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「ご査収ください」の正しい意味と使い方を例文でズバッと解説!返事や英訳も

「ご査収(さしゅう)ください」という表現は、わりとよく目にする言葉ですね。

でも、意味をよく知らずに何となく使っている人が多いのも事実。

ということは、しっかり正しい意味と使い方とマスターすれば、ビジネスパーソンとしてひとつ成長できそうですね
この記事を読めば、正しい意味と使い方を例文で学べるとともに、返事の仕方や使う際のチェックポイントまでマスターできますよ。

ということでこの記事では、「ご査収ください」について、正しい意味と使い方、類語や間違えやすい用語との違い、返事の仕方、英訳など、詳しく解説していきます!


「ご査収ください」の意味ってなに?

「ご査収」の意味は「よく確認して受け取る」こと

「ご査収ください」と書いてあったら、「よく確認して、中身を理解して受け取ってください」という意味です。

「査」は理解する、調べるという意味
「収」はおさめる、受け取るという意味
を表します。

2つを合わせた「査収」に、丁寧な表現の接頭辞の「ご(御)」をつけて、敬語として使っているのです。

ビジネス文書でよく見かけるので、確認するのは「添付ファイル」のことが多いですが、書類以外に、金額や物の場合にも「ご査収」を使います。

さらには、「同意・納得」の意味合いも含まれています。

「よく確かめて納得して受け取る」という複数の意味が込められていることにも注意してください。

ちなみに、「査収」は、文語体です。

中国の漢文がもとになっている言葉で、普段使う口語体ではありません。

ですから、きちんとした文面で使われることが多く、相手と直接話すときには「ご確認の上、お納めください」などと言いますね。

「査収」は動作を表す漢語(漢字の音読みに対応します)です。

正しく使えているかチェックするときには、「指導」などの動作を表す漢語に置き換えてチェックするとよいです。

「ご査収ください」「ご理解ください」は違和感がありませんが、「ご査収してください」「ご理解してください」はちょっと変ですよね?

言葉の使い方には、ちょっとしたポイントがあるので、豆知識として知っていると語彙力もアップします。


「ご査収」は、添付資料があるのが大前提

「ご査収」は、「中身をよく理解して受け取ってください」という意味ですから、資料が添付されていることが大前提になります。

ここを勘違いする人が多いので、注意が必要ですね。

相手に受け取る資料がない状態で、「ご査収ください」というのは間違っているのです。

言い換えれば、「ご査収ください」=「資料があります」ということです。

とくに、契約書や請求書、申込書など、じっくり確認してほしい資料などの場合、郵送などでも使います。

本来は、見落としがあると後々トラブルが起きる可能性が高い「重要文書」に使うものです。

郵送でも、DMや案内状など一方的に送るものには使いません。


詳しく読んで理解しなくてもよいときは「ご確認」を使う

受け取った添付資料をよく読んで、確認しなければいけないときに使うのが「ご査収」ということは理解できましたね?

では、前回の資料を手直ししただけの場合はどうでしょうか?

厳密にいうと、こちらは「ご確認ください」というのが正しい使い方。

ちょっとした情報を共有したいときなどにも、「ご査収」とは言わないほうがよいのです。

逆に、「修正するところを知らせてほしい」という意味で「ご査収ください」を使うこともあります。

「ご査収いただき、修正点がございましたらお知らせください」などですね。


ビジネスシーンでの使い分けの例

「ご確認」と「ご査収」の使い分けについて、ちょっと具体例を挙げてみましょう。

よくあるケースで、発案から納品までの一連のビジネスメールを例に取ってみていきましょう。

  • 1.発案段階:よろしく「ご検討ください」
  • 2.試作、仮納品:よろしく「ご確認ください」
  • 3.納品完了:よろしく「ご査収ください」

納品物がまだ出来上がっていない状態では、「確認」を使い、納品して充分に確認して受け取ってもらうときには「査収」となるのです。


「ご査収」の具体的な使い方は?

ここからは、「ご査収」の具体的な使い方の例文をみていきましょう。


一般的には「ご査収ください」を使う

もっとも頻度が高い使われ方は「ご査収ください」ですね。

目上の人にも使えますが、比較的社内の上司など、自分と親しい間柄で使う表現です。

「ご査収ください」は、尊敬語+丁寧語ですが、「~ください」は命令文なので、社外の人に送るのはやめるべきです。

もうちょっと丁寧に表現したいときは、「ご査収くださいませ」とするとよいでしょう。

資料を添付いたしましたので、よろしくご査収くださいませ」などと使います。


「ご査収願います」は目上の人には避けるべき

「~願います」は、謙譲語でも尊敬語でもありません。

ついつい使ってしまいがちですが、「ご査収お願い申し上げます」や「ご査収お願いいたします」と言い換えるほうがよいでしょう。


「ご査収くださいますよう」という言い方もある

「~してくれ」と言う意味を丁寧にして「~ください」、より丁寧にして「~ますよう」という感じです。

ご査収くださいますようお願い申し上げます」と言う表現ならば、上司へのメールでも大丈夫です。


「ご査収の程どうぞよろしくお願いいたします」という表現も使われる

「~の程(ほど)」と表現すると、言い回しがやわらかくなります。

ご査収の程どうぞよろしくお願いいたします」などですね。

こちらは、社内だけではなくて、取引先とのメールにも使えます。

ちなみに、「~の程」は、「~のほど」とひらがなを使って書いたほうが、よりマイルドなイメージになります。

漢字ばかりが目立つ文章だと、それでなくとも硬いビジネス文書がより堅苦しい印象になるので、適時自分で加減して使うとよいでしょう。


非常に丁寧に言いたいときは「ご査収いただければ幸いです」と表現

最上級に丁寧な言い回しがしたいときには、「ご査収いただければ幸いです」と言えば間違いないです。

「お見積書を添付いたしましたので、ご査収いただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。」のように表現します。

これから取引を始めるケースや、取引先の上司など、一層配慮したい人に送るメールなどに使うとよいでしょう。


書類を確認した上で、なにか依頼するときは「ご査収の上、よろしく~」

相手に書類を確認して受け取ってもらい、その後なにかお願いしたいときもありますね。

そんなときは、「ご査収の上、よろしく~の程お願いいたします」と言うとよいです。

折り返しの連絡をして欲しいときには、「ご査収の上、よろしくご連絡の程お願いいたします」と表現します。

なにか手配して欲しいときには、「ご査収の上、よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます」などですね。


「ご査収ください」に対する返事はどう書く?

では次に、「ご査収ください」という文面のメールが来たら、どのように返事を書けばよいのでしょうか?

「ご査収ください」だから、「査収しました」でいいのかな?と思ったあなた!

それは間違いですから、キチンと読んでくださいね。


添付資料の内容を確認したことが伝わるように書く

「ご査収ください」と言われたら、添付資料を受け取って、よく確認したということが相手に分かるような書き方をするとよいでしょう。

「確かに頂きました」
「受領いたしました」

と、しっかり受け取ったことをアピールしましょう。

「拝見しました」
「拝受しました」
「拝領しました」
という言い方もよく使いますよ。

そして、中身をよく確認したことが伝わるように表現します。

そして、感謝の気持ちを込めるとベスト。

「特に問題はございませんでした。ご送付いただきまして、どうもありがとうございました」や、「大変丁寧にまとめていただき感謝申し上げます」などですね。


書類の不備は、返信メールで依頼しても問題なし

添付資料になにか間違いがあったときには、返信メールで修正依頼をしてもかまいません。

前置きをした上で、お願いを切り出すとよいですね。

たとえば、「資料の送付どうもありがとうございました。内容を確認させていただいたところ、1ヵ所修正をお願いしたいところがございます」などです。

その上で、間違っていたるのは相手側でも、「お手数お掛けいたします」や「お忙しいところ申し訳ございませんが~」など、配慮の言葉は添えましょう。


2回に分けて返事をするとよい

できれば、内容を確認する前に、一度取り急ぎ受け取った旨をメールして、その後にしっかり確認します。

確認が済んだら、再度感謝の言葉を添えたりしながら、問題がなかったことを伝えるとよいです。

まず「受け取りました」、次に「確認しました」、最後にお礼、修正点があれば伝える、と言う流れです。


どこまで確認すればいいのか?

書類、金銭、品物などをしっかり調べて受け取るのが「査収」ですが、一体どこまで確認すればよいのでしょうか?

答えは、すみずみまで細かくチェックします。

見積書や注文書ならば、作成日や品物名、単価や合計金額、有効期限などをしっかり確認します。

いつまでにどのような提案をしてほしいかなど、内容をしっかり把握しましょう。

文書に不備がないかだけでなく、双方で認識違いが起きないようにする必要があるのです。


「ご査収」の類語について

「ご査収」という表現を使いたくないときや、別の言い回しをしたいときの例文をみていきましょう。


類語1「お受け取りください」

もともと「ご査収」は、受け取って確認するという意味ですから、「ご確認の上、お受け取りください」と表現すればOKです。

でも、「~ください」は命令形ですから、上司などに対しては「お受け取りくださいますようお願い申し上げます」「お受け取りいただけますと幸いです」などと使うとより丁寧です。


類語2「お納めください」

「お納(おさ)めください」という言い方もありますが、「どうぞ受け取ってください」ということですから、「よく確認してから」という意味合いが含まれていないことに注意しましょう。

「記念の品をご用意いたしましたので、どうぞお納めください」など品物を贈呈するときなどがこれに当てはまりますね。


類語3「ご検収ください」

「ご検収(けんしゅう)ください」という言い方があります。

これは、「納品物が依頼どおりであることを確認して受け取ってください」という意味です。

品物が実際に届けられるときに「検収」を使うのであって、書類などの数を確認しなくてよいものには使いません。

「査収」は書類やお金に対して使い、「検収」は注文に対して届けられた品物やサービスに対して使う言葉です。

また、「検収」は、PCのシステムを外注したときに、検証してもらうケースでも使うことがあります。


類語4「ご高覧ください」

「確認してください」「目を通してください」というニュアンスを出したければ、「ご高覧(こうらん)ください」と言うこともできますね。

「高覧」は「他人が見ること」を意味する尊敬語。

さらに尊敬語の接頭辞である「ご(御)」がついたものです。

具体的には、「新しいお見積書を作成いたしましたので、ぜひご高覧ください」などのように使います。

文書で使う硬い言葉で、話し言葉では「ご覧ください」と表現します。


類語5「ご一読ください」

「ご一読(いちどく)ください」は、「ひと通り読むこと」「一度読むこと」です。

会議の前に資料などを渡して、「一度目を通してください」と言う意味で「資料をご一読くださいますようお願い申し上げます」などと使いますね。


類語6「ご笑納ください」

「ご笑納(しょうのう)ください」と表現することもできます。

しかし、ビジネスシーンではあまり使う機会がないかもしれませんね。

へりくだって、「つまらない物ですが、どうぞ笑って納めてください」という感じで表現するのは、メールなどよりも手土産を渡すときなどです。

ただし、「ご笑納」は、人によっては軽々しい印象を与える言葉でもあるので、ちょっと注意が必要です。

丁寧な言葉ではあるのですが、目上の人にはあまり使わないほうが無難です。

親しい間柄で、気軽にお礼の品などを贈るときに使います。

「実家で採れた果物です。ご笑納いただければ幸いに存じます」などですね。


類語7「ご査証ください」

「査収」と「査証」は、一見似ていますが、意味が違います。

「査証」は、「調べて証明すること」を表し、ビザという意味も兼ね備えています。

「ご査証ください」と言うケースはまれですが、なにかクレームがあるときなど、「問題があった件について、ご査証の程よろしくお願い申し上げます」などと使います。

査証は査収よりも厳しい言い方になりますから、「確認→査収→査証」という順番で確認する度合いが増していきます。


「ご査収」を英語で表現したいときは?

日本語の「ご査収」がよく分かったところで、次は英語での表現についてです。

「ご査収」の直訳は英語にはありません。

「見てください」と表現すればよいでしょう。

「refer to~」は「~を参照する」という意味です。

たとえば、「添付ファイル(attachment(s))をご参照ください」は、「Please kindly refer to the attachment(s).」です。

英文メールでの使用頻度は高いですね。

ほかには、見ると言う意味の「see」を使って、「Please see the attached (file).」という表現もよく使います。

「look」を使って、「Please have a look.」でもOK。

「Please read a details.」でも通じますね。

「find」でも同じように表現できます。

「Please find the attached invoice.(添付の請求書をご査収ください)」などです。

「take a look at~」でも大丈夫です。

「I hope that you will be able to take a look at it.」という感じですね。

ほかには、「I’ll send you for your consideration.」でも同じような意味合いになります。


「ご査収ください」を使うときのチェックポイント

ビジネスメールで「ご査収ください」を使う際には、次の5項目をチェックしてくださいね。

「ご査収ください」のチェックポイント5つ
  • しっかり確認してほしいポイントを明記(○ページの1~3行目など)
  • 添付ファイルの容量を確認(3MB超はZipに圧縮、10MB以上なら大容量転送サービスを利用)
  • 添付ファイルの種類を確認(相手のネット環境を確認、Macか否か、「docx、xlsx、pdf、jpg」などの拡張子の確認)
  • 添付ファイルの安全性を確認(ウイルス感染防止)
  • 間違ったファイルを添付していないか?(手間の増加、機密漏洩の恐れ)


「ご査収ください」はオールマイティーではない

同封したり添付したりする資料がたくさんある場合には、確認事項に直接付箋を貼って、その箇所を確認してもらったほうがよいです。

もしくは、文面で具体的に確認してほしいページを明記したりするのがベター。

確認もれしやすい書類に関して、「ご査収ください」だけでは、ちょっと不親切です。

添付書類を見て、確認事項が相手にパッと分かる文書の場合に使うのがよいでしょう。



まとめ

いかがでしたでしょうか?

1 「ご査収ください」の意味ってなに?
2 「ご査収」の具体的な使い方は?
3 「ご査収ください」に対する返事はどう書く?
4 「ご査収」の類語について
5 「ご査収」を英語で表現したいときは?
6 「ご査収ください」を使うときのチェックポイント

という内容を詳しく解説してきました。

間違って添付ファイルがないのに、いつも「ご査収ください」と使っていた人はいませんでしたか?

郵送でも、請求書や見積書などの重要書類がないのに、「ご査収」と添え状に書くのはふさわしくありませんね。

そして、「ご査収」は、あくまで文章として書く場合の言葉であって、話し言葉ではないことにも注意しておきましょう。

ビジネスシーンでよく使う「ご査収」について、きちんと理解して同僚に差をつけたいですね!

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